Qué vas a poder hacer con esta guía
Migrar a tu equipo al nuevo modelo de roles (el paso que hay que hacer una vez).
Entender qué son los roles y los permisos, y en qué se diferencian.
Saber qué significan los niveles Ver, Crear, Editar, Eliminar y Gestionar.
Asignar un rol a una persona de tu equipo.
Afinar los permisos de una persona cuando el rol no alcanza.
Reconocer los permisos más delicados y cuidarlos.
🚀 Migrar a tu equipo al nuevo modelo (empieza por aquí)
Cometa renovó los roles y permisos. Para pasar a tu equipo al modelo nuevo hay que hacer una revisión única: confirmas el rol de cada persona y listo. Es un proceso guiado y seguro — probablemente es lo que viniste a hacer.
👀 Solo el Dueño y la Dirección General ven este panel de migración. Es la gente de máxima confianza del colegio. El resto del equipo no lo ve y no tiene que hacer nada: sus permisos se actualizan solos cuando termina la migración. Si abres Usuarios y no ves este panel, es porque tu rol no administra usuarios.
Lo más importante antes de empezar
Nada cambia hasta que termines. Mientras revisas, todo tu equipo sigue con sus permisos actuales. Los roles nuevos se activan solo cuando completas la revisión de todos (o cuando llega la fecha límite).
Hay una fecha límite. Si no terminas a tiempo, las personas que no revisaste pasan a Solo Lectura (podrán ver, pero no modificar) hasta que las revises. Las que ya confirmaste quedan con su rol nuevo.
Tu progreso se guarda solo. Puedes pausar y volver cuando quieras.
Paso a paso
Entra a Usuarios. Verás la pantalla de migración con el botón “Revisar mi equipo” (o “Continuar revisión” si ya empezaste).
Mira la introducción rápida. Un recorrido corto te recuerda qué es un rol, qué es un permiso, y cuántos usuarios tienes pendientes.
Elige cómo revisar (las dos formas son seguras y puedes cambiar cuando quieras):
Aceptar recomendaciones — Cometa asigna el rol sugerido a todos los usuarios que tienen sugerencia; tú solo te encargas de los que no la tienen. (Para confirmar, escribes aplicar recomendaciones.)
Revisar caso por caso — abres cada usuario y decides uno por uno.
Revisa a tus usuarios pendientes. Aparecen en tres grupos:
Listos para aprobar — Cometa sugiere un rol con alta confianza; puedes Confirmar de un clic.
Por revisar — ábrelos para ver la sugerencia y ajustar.
Asignar manualmente — no tienen sugerencia; les asignas el rol a mano (ordenados por prioridad para que no se te escape ninguno crítico).
Por cada persona (al abrirla):
Confirma el rol. Acepta la sugerencia de Cometa o cámbiala si no corresponde. Puedes asignar más de un rol.
Decide los “permisos fuera del rol” (si los hay). Son permisos que la persona traía de su configuración anterior y que el rol nuevo no incluye. Por cada uno eliges Conservar (queda como excepción) o Quitar.
Revisa y guarda. Ves su lista final de permisos y das “Guardar y completar”.
Aplica la misma regla a los demás (opcional). Si confirmaste un rol o conservaste excepciones y hay otras personas pendientes con ese mismo rol, Cometa te ofrece aplicarles la misma configuración de una vez. Puedes elegir a quiénes, o revisar cada caso.
Termina. Al revisar a la última persona se activa el nuevo modelo y ves la pantalla “¡Bien hecho! Tu equipo está al día.” Cualquier ajuste posterior lo haces desde el perfil de cada usuario (secciones 5 y 6).
¿Me equivoqué? Antes de terminar puedes deshacer cualquier cambio. Y como nada se activa hasta el final, tienes margen para corregir con calma.
1. La idea en un minuto
Cometa maneja el acceso con dos piezas:
Permiso: la autorización para hacer una cosa concreta — por ejemplo, ver facturas o crear alumnos.
Rol: un paquete de permisos que corresponde a un puesto — por ejemplo Contador, Maestro o Caja.
Tú no repartes permisos uno por uno: le das a cada persona uno o más roles, y esa persona hereda automáticamente todos los permisos de esos roles. Después, si hace falta, puedes afinar permisos puntuales persona por persona.
En resumen: el rol hace el 90 % del trabajo. Asigna el rol correcto y casi nunca vas a necesitar tocar permisos individuales.
2. Los cinco niveles: Ver, Crear, Editar, Eliminar, Gestionar
Para casi cada sección de Cometa (facturas, alumnos, pagos, grupos…), los permisos siguen la misma escala:
Nivel | Qué permite | Ejemplo |
Ver | Consultar la información, sin cambiarla | Ver la lista de facturas |
Crear | Agregar algo nuevo | Emitir una factura nueva |
Editar | Modificar algo que ya existe | Corregir el monto de una factura |
Eliminar | Borrar | Anular una factura |
Gestionar | Atajo que junta Crear + Editar + Eliminar | Control total de facturas |
Regla clave: los niveles se acumulan. Quien puede Eliminar también puede Editar, Crear y Ver, porque no tiene sentido que alguien borre una factura que ni siquiera puede ver. Por eso, al activar un nivel alto, los de abajo se prenden solos; y si quitas Ver, se apaga todo lo demás.
¿Cuándo usar “Gestionar” en vez de los niveles sueltos? Usa Gestionar cuando quieras que la persona tenga control completo de esa sección. Usa los niveles por separado solo cuando de verdad necesites la diferencia — por ejemplo, alguien que crea pagos pero no puede eliminarlos.
3. Permisos adicionales
Más allá de los cinco niveles, algunas secciones tienen acciones extra. Las más comunes:
Exportar — descargar la información (por ejemplo, un reporte de alumnos a Excel).
Enviar — mandar algo a las familias (por ejemplo, enviar boletas).
Aprobar — dar el visto bueno (por ejemplo, aprobar un gasto).
Ver información financiera — ver el estado de cuenta o los montos, aparte del perfil normal.
Son permisos que se prenden y apagan solos, sin afectar a los demás. Los ves junto a cada sección, bajo el título “Adicionales”.
4. Los roles que existen (y para qué sirve cada uno)
Estos son los roles que trae Cometa. Cada uno ya viene con un set de permisos pensado para ese puesto:
Rol | Pensado para… |
Dueño | El responsable máximo del colegio. Acceso total, incluidos los temas más sensibles (cuentas bancarias, permisos de otros). |
Director General | Dirección general con acceso amplio a lo administrativo, financiero y académico. |
Director Administrativo | A cargo de administración y finanzas. |
Director Académico | A cargo de lo académico (alumnos, grupos, calificaciones). |
Coordinador Académico | Apoyo académico, normalmente limitado a sus grados o grupos. |
Contador | Finanzas: facturas, pagos, reportes. |
Caja | Cobros del día a día. |
Admisiones | Prospectos y proceso de admisión. |
Sistemas / IT | Configuración general. Acceso amplio excepto cambiar permisos de otras personas. |
Solo lectura | Puede ver, pero no modificar nada. |
Maestro | Sus clases y alumnos asignados. |
Enfermería | Módulo de salud. |
Comunicaciones | Mensajería y avisos a las familias. |
Una persona puede tener más de un rol (por ejemplo, alguien que es Contador y también Caja). Sus permisos son la suma de todos sus roles.
La lista completa de qué permiso trae cada rol está en la Matriz de Roles y Permisos (pídela al equipo de Cometa si necesitas el detalle fino).
5. Cómo asignar un rol a una persona
Entra a la sección Usuarios y roles en la configuración de tu colegio.
Busca a la persona (o invítala si todavía no está).
Abre su perfil y elige el rol (o roles) que le corresponde según su puesto.
Guarda. Listo: la persona ya tiene todos los permisos de ese rol.
Consejo: empieza siempre por el rol que más se parezca al puesto real. Es más rápido y más seguro que armar los permisos desde cero.
6. Cómo afinar los permisos de una persona
A veces un rol se queda corto o le sobra algo para una persona puntual. Puedes personalizar sus permisos sin cambiar el rol de las demás:
Abre el perfil de la persona en Usuarios y roles.
Verás las secciones con sus niveles (Ver, Crear, Editar, Eliminar, Gestionar) y los adicionales.
Prende o apaga los permisos que necesites ajustar por encima de lo que trae su rol.
Ten presente el comportamiento automático:
Si prendes Eliminar, se prenden solos Editar, Crear y Ver.
Si apagas Ver, se apaga todo lo de esa sección (no puede quedar “editar sin ver”).
Prender un adicional como Exportar prende también el Ver de esa sección.
Esto no es un error: es el sistema evitando combinaciones que no tienen sentido.
7. “No veo una opción”: permiso vs. plan
Que aparezca o no una función depende de dos cosas a la vez:
Que el plan de tu colegio incluya esa función (qué contrató la institución con Cometa).
Que tu permiso te la otorgue (tu rol o tus permisos individuales).
Si una persona no ve algo que esperabas, primero revisa su permiso; si el permiso está bien y sigue sin aparecer, probablemente sea un tema de plan, no de permisos. En ese caso, escribe al equipo de Cometa.
8. Permisos “con alcance”
Algunos permisos no aplican a todo el colegio, sino solo a lo que la persona tiene asignado. Por ejemplo:
Un Maestro ve y califica solo sus clases, no las de todo el colegio.
Un Coordinador gestiona solo sus grados.
Esto pasa de forma automática: no tienes que hacer nada especial, pero es bueno saberlo para no confundirte cuando una persona “tiene el permiso” pero solo ve una parte de la información.
9. Buenas prácticas de seguridad
Da lo mínimo necesario. Es más seguro empezar con un rol acotado y ampliar si hace falta, que dar acceso de más “por si acaso”.
Cuida el permiso más delicado: quién puede editar usuarios y permisos. Quien puede cambiar los permisos de otras personas puede, en la práctica, darse acceso a todo. Déjalo solo en manos de máxima confianza (Dueño / Dirección General). Por eso, incluso a Sistemas/IT se le da acceso amplio menos este.
Trata con especial cuidado las cuentas bancarias y los cambios que afectan a todo el colegio (por ejemplo, refacturar el ciclo): déjalos en el Dueño.
Revisa cada cierto tiempo quién tiene qué, y quita los accesos de las personas que ya no están en el colegio o cambiaron de puesto.
10. Preguntas frecuentes
Le di un rol a alguien pero no puede hacer algo que debería. Revisa si en su perfil quedó un permiso apagado manualmente, o si es un tema de plan (sección 7).
¿Puedo dejar a alguien que solo mire, sin que toque nada? Sí: usa el rol Solo lectura, o deja únicamente los permisos de Ver.
¿Qué diferencia hay entre “Gestionar” y prender Crear, Editar y Eliminar por separado? Ninguna en el resultado: Gestionar es el atajo. Usa los niveles sueltos solo si necesitas dar unos sí y otros no.
Quité “Ver” y desaparecieron los demás permisos de esa sección. ¿Es normal? Sí. Sin Ver no pueden existir los niveles de arriba; el sistema los apaga solos.
Una persona tiene dos roles. ¿Cuál manda? Se suman: la persona tiene todo lo que otorgue cualquiera de sus roles.